Compliance

ChemCon ist ein Auftragsentwicklungs- und Produktionsunternehmen mit Sitz in Freiburg, Deutschland. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung und Herstellung von seltenen, aber oft lebensrettenden Substanzen in kleinen Mengen für medizinische Anwendungen spezialisiert.

1. Funktion und Ziele der Compliance-Richtlinie

Diese Richtlinie dient dem verantwortungsvollen Umgang mit Gesundheit, Sicherheit, Arbeitsbedingungen, Umwelt und freier Marktentwicklung, dem ChemCon sich zu jeder Zeit verpflichtet. Sie richtet sich an alle Mitarbeitenden sowie v.a. an die Führungskräfte. Ziel ist es, durch klare Verhaltensregeln die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und interne Richtlinien sicherzustellen. Sie konzentriert sich auf die wesentlichen Aspekte, die für die tägliche Arbeit von Bedeutung sind. Bei weitergehenden Fragen muss entsprechender Rat eingeholt werden. ChemCon informiert jeden Mitarbeitender über diese Richtlinie. Gemeinsam arbeiten wir alle daran, Gesetze und interne Richtlinien einzuhalten. Dazu müssen alle Mitarbeiter die Richtlinie lesen und verstehen.

2. Verantwortung

Verantwortung für das Ansehen der ChemCon GmbH

Das Ansehen des Unternehmens wird wesentlich geprägt durch das Auftreten, Handeln und Verhalten jedes einzelnen Mitarbeitenden. Gesetzwidriges oder unangemessenes Verhalten - auch nur eines Mitarbeitenden - kann dem Unternehmen bereits erheblichen Schaden zufügen. Jeder Mitarbeitende ist gehalten, auf das positive Ansehen der ChemCon GmbH zu achten, dieses zu erhalten und zu fördern.

Führung, Verantwortung und Aufsicht

Integrität und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen beginnen an der Spitze des Unternehmens. Im Folgenden erhalten Mitarbeitende eine Vorstellung davon, welche leitenden und unterstützenden Handlungen sie von einer Führungskraft erwarten können. Jede Führungskraft hat Organisations- und Aufsichtspflichten zu erfüllen. Jede Führungskraft trägt die Verantwortung für die ihr anvertrauten Mitarbeitenden und hat eine wichtige Vorbildfunktion. Sie muss sich Anerkennung durch vorbildliches persönliches Verhalten, Leistung, Offenheit und soziale Kompetenz erwerben. Das heißt unter anderem, dass jede Führungskraft die Bedeutung ethischen Verhaltens und der Einhaltung von Richtlinien im täglichen Arbeiten stets hervorheben, sie zum Thema machen und sie durch ihren Führungsstil sowie Schulungen fördern muss. Ebenso ist es die Aufgabe einer Führungskraft, klare und realistische Ziele zu stecken und sich selbst beispielhaft daran zu halten.

Eine Führungskraft muss ihren Mitarbeitenden so viel Eigenverantwortung und Handlungsfreiheit wie möglich einräumen und gleichzeitig unmissverständlich zeigen, dass die Einhaltung von Gesetzen und von internen Richtlinien unter allen Umständen und zu jedem Zeitpunkt oberste Priorität hat. Die Führungskraft ist bei Unklarheiten, was die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen betrifft, aber auch bei allen Fragen oder beruflichen und persönlichen Sorgen für die Mitarbeitenden ansprechbar. Die Verantwortung der Führungskraft entbindet jedoch die Mitarbeitenden nicht von ihrer eigenen Verantwortung.

Die Führungskraft ist dafür verantwortlich, dass in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich keine Gesetzesverstöße geschehen, die durch angemessene Kontrolle hätten verhindert werden können. Auch bei Delegation einzelner Aufgaben behält sie die Verantwortung.

Die Pflichten einer Führungskraft sind insbesondere:

Die Führungskraft muss die Mitarbeitenden nach persönlicher und fachlicher Qualifikation und Eignung sorgfältig auswählen. Die Sorgfaltspflicht steigt mit der Bedeutung der Aufgabe, die der Mitarbeitende wahrzunehmen hat (Auswahlpflicht).
Die Führungskraft muss die Aufgaben präzise, vollständig und verbindlich stellen, insbesondere hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Anweisungspflicht).
Die Führungskraft muss sicherstellen, dass die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen laufend überwacht wird (Kontrollpflicht).
Die Führungskraft muss ihren Mitarbeitenden die Bedeutung von Integrität und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen im täglichen Geschäft klar kommunizieren und darauf hinweisen, dass Gesetzesverstöße nicht akzeptiert werden und disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen (Kommunikationspflicht).

3. Geschäftliche Integrität und lauterer Wettbewerb

ChemCon tätigt ausschließlich Geschäfte in Übereinstimmung mit lauterem Wettbewerb. Korruption, Erpressung und Veruntreuung duldet ChemCon nicht. Mitarbeitende dürfen keine Bestechungsgelder zahlen oder annehmen und sich an keiner illegalen Beeinflussung in Geschäftsbeziehungen beteiligen.

Fairer Wettbewerb:

Fairer Wettbewerb ist eine Voraussetzung für freie Marktentwicklung und dem damit verbundenen sozialen Nutzen. Dementsprechend gilt das Gebot der Fairness auch für den Wettbewerb um Marktanteile. Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet, die Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. Mitarbeitenden ist es daher beispielsweise nicht erlaubt,

Absprachen mit Mitbewerbern über Preise, Produktionsleistung, Kapazitäten, Vertrieb, Ausschreibungen, Gewinn, Gewinnmargen, Kosten, Distributionsmethoden oder andere Faktoren zu treffen, die das Wettbewerbsverhalten des Unternehmens bestimmen oder beeinflussen mit dem Ziel, den Mitbewerber zu einem ähnlichen Verhalten zu bewegen.
Mitarbeitende treffen keinerlei Absprachen über einen Wettbewerbsverzicht, über die Einschränkung der Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten oder über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen.
Ebenso wenig dürfen sich Mitarbeitende durch Spionage, Bestechung, Diebstahl oder Abhöraktionen wettbewerbsrelevante Informationen aneignen oder wissentlich falsche Informationen über einen Mitbewerber oder seine Produkte oder Dienstleitungen verbreiten.

Vermeidung von Interessenkonflikten:

ChemCons Mitarbeitende sind verpflichtet, ihre Geschäftsentscheidungen im besten Interesse des Unternehmens und nicht auf Basis persönlicher Interessen zu treffen. Interessenkonflikte entstehen dann, wenn Mitarbeitende auf Kosten der Interessen des Unternehmens eigene Aktivitäten oder persönliche Interessen verfolgen. Ein Mitarbeitender darf keine privaten Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen er im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit zu tun hat, wenn ihm hierdurch Vorteile entstehen könnten. Das gilt auch für Geschäftsbeziehungen mit oder Beteiligungen an einem Mitbewerber oder Kunden sowie Nebentätigkeiten von Mitarbeitenden, die sie an einer pflichtgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben bei ChemCon hindern.

Kein Mitarbeitender darf seine dienstliche Stellung dazu benutzen, Vorteile zu verlangen, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Hierzu gehört nicht die Annahme von Gelegenheitsgeschenken von symbolischem Wert oder Essens- beziehungsweise Veranstaltungseinladungen in angemessenem Rahmen, wenn dabei die lokalen Gepflogenheiten respektiert werden. Ohne Rücksprache mit ihrem Vorgesetzten dürfen Mitarbeitende nur Geschenke bis 35 Euro annehmen. Alle darüber hinaus gehenden Geschenke, Essens- oder Veranstaltungseinladungen sind abzulehnen.

Verbot des Insiderhandels und der Nutzung nicht öffentlicher Informationen:

ChemCons Mitarbeitende stoßen während der Projektbearbeitung möglicherweise auf wichtige, nicht öffentliche Informationen über (börsennotierte) Kunden. Der Kauf oder Verkauf von Wertpapieren eines Unternehmens in Kenntnis solcher wichtigen, nicht öffentlichen Informationen wird als „Insiderhandel“ betrachtet und ist ChemCons Mitarbeitenden nicht gestattet. Darüber hinaus dürfen Mitarbeitende solche wichtigen, nicht öffentlichen Informationen nicht zum persönlichen Vorteil an andere Personen weitergeben („Tipps“). Informationen werden als wichtige, nicht öffentliche Informationen angesehen, wenn eine begründete Wahrscheinlichkeit besteht, dass ein Investor sie bei der Entscheidung für oder gegen den Kauf oder Verkauf einer Aktie als bedeutend ansehen würde.

Unlauterer Wettbewerb:

ChemCons Mitarbeitende dürfen nicht versuchen, auf illegale oder unlautere Weise Informationen von oder über Kunden oder Lieferanten oder Wettbewerber zu erlangen. Auch ist der Diebstahl unternehmenseigener Informationen, der Besitz vertraulicher Geschäftsinformationen, die ohne Zustimmung des Besitzers erworben wurden, oder die Aufforderung früherer oder derzeitiger Mitarbeitenden, derlei Informationen preiszugeben, streng untersagt. Im Übrigen unterliegen alle Mitarbeitenden strengen Geheimhaltungsverpflichtungen bereits durch die arbeitsvertraglichen Regelungen.

Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten

ChemCon erwartet von seinen Lieferanten, dass sie ChemCons Wertgrundsätze teilen und alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Darüber hinaus erwartet ChemCon von seinen Lieferanten die Anwendung der folgenden Prinzipien:

die Einhaltung aller anwendbaren Gesetze,
den Verzicht auf Korruption,
die Beachtung der Menschenrechte ihrer Mitarbeitenden,
die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit,
die Übernahme der Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden,
die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zum Umweltschutz und
die Aufforderung, dass diese Wertgrundsätze auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt/eingehalten werden.

Korruptionsbekämpfung:

ChemCon unterliegt Vorschriften und Grundsätzen zur Bestechung und Korruptionsbekämpfung und erwartet auch von seinen Mitarbeitenden, dass sie diese Richtlinien in Geist und Wortlaut einhalten. Auch kein Lieferant und niemand, der in ChemCons Auftrag tätig ist, darf Bestechungsgelder, Schmiergelder oder andere unzulässige Zahlungen anbieten oder fließen lassen. Außerdem ist es ChemCons Mitarbeitenden untersagt, Zuwendungen irgendeiner geldwerten Art zu übergeben, die eine Geschäftsentscheidung ungebührlich beeinflussen oder einen unfairen Wettbewerbsvorteil verschaffen sollen – oder auch nur einen solchen Anschein erwecken. Hierzu gehören nicht Gelegenheitsgeschenke von symbolischem Wert oder Essens- beziehungsweise Veranstaltungseinladungen in angemessenem Rahmen, wenn dabei die lokalen Gepflogenheiten respektiert werden.
Aufträge gewinnt ChemCon auf faire Weise über Qualität und Preis der Leistung und nicht durch das Anbieten oder Versprechen unzulässiger Vorteile.

Handelskontrollen:

ChemCons Mitarbeitende müssen sich zur Einhaltung aller geltenden Gesetze in Bezug auf Importe, Reimporte, Exporte, Reexporte sowie die Umleitung von Produkten, Waren, Dienstleistungen und technischen Daten, einschließlich Import- und Zollgesetzen, Exportkontrollen, Wirtschaftssanktionen, Sperrlisten, Anti-Boykott-Gesetzen und Umleitung von Produkten verpflichten.

Weitergabe von Bedenken

ChemCons Mitarbeitende sind angehalten, illegale Handlungen von Kollegen im Zusammenhang mit ihrer Arbeit der Geschäftsleitung zu melden.

4. Arbeit

Grundsätze

ChemCons Mitarbeitende praktizieren ethisch korrekte Arbeitsweisen und -verfahren. Die Verantwortung der Vorgesetzten für ChemCons Mitarbeitende umfasst die Sensibilisierung für und das Verständnis von Menschenrechten sowie die Einhaltung von Beschäftigungs- und Arbeitsgesetzen und -praktiken. Durch die Eingliederung dieser Prinzipien in Richtlinien und Verfahrensanweisungen sollen alle Mitarbeitende ihrer grundlegenden Verantwortung gegenüber ihren Kollegen und anderen gerecht werden. ChemCons Mitarbeitende müssen den Schutz international anerkannter Menschenrechte unterstützen und achten und außerdem gewährleisten, dass sie nicht mitschuldig an Verletzungen von Menschenrechten werden.

Schutz vor Belästigung, Diskriminierung und Missbrauch am Arbeitsplatz

ChemCon bietet allen Mitarbeitenden Arbeitsplätze, die frei von Belästigung, Diskriminierung, strafender und/oder unmenschlicher Behandlung sind. Als Belästigung gilt jede körperliche oder verbale Handlung, die eine aggressive, feindselige oder einschüchternde Arbeitsatmosphäre schafft. Diskriminierung ist jede Handlung am Arbeitsplatz, wie etwa Einstellung, Entlassung, Degradierung und Beförderung, die auf Grundlage eines Vorurteils irgendeiner Art zur unfairen Behandlung von Mitarbeitenden führt. Belästigung oder Diskriminierung aus Gründen wie etwa ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion, politischer Zugehörigkeit, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder Familienstand werden nicht gebilligt oder geduldet.

Strafende und/oder unmenschliche Behandlung umfasst, beschränkt sich aber nicht auf, alle Arten von sexueller Belästigung, sexuellem Missbrauch, Körperstrafe, mentaler oder körperlicher Nötigung, Beschimpfung oder die Androhung solcher Behandlung.

Gewalt jeglicher Art am Arbeitsplatz, einschließlich ausgeführter oder angedrohter Gewalt gegenüber einer anderen Person, vorsätzlicher Beschädigung des Eigentums einer Person oder Verhalten, das dazu führt, dass andere sich unsicher fühlen, ist streng untersagt und wird ausnahmslos geahndet.

5. Gesundheit und Sicherheit

Die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden an ihrem Arbeitsplatz hat für ChemCon höchste Priorität. Jeder Mitarbeitende trägt eine Mitverantwortung, ChemCon in seinem Bemühen, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen, zu unterstützen. Die Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden und Kollegen gebietet die bestmögliche Vorsorge gegen Unfallgefahren und gilt für:

die technische Planung von Laboren, Arbeitsplätzen, technische Einrichtungen und Prozessen,
das Sicherheitsmanagement und
das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag.

Das Arbeitsumfeld muss den Anforderungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung entsprechen. Jeder Mitarbeitende wird sensibilisiert, der Arbeitssicherheit seine ständige Aufmerksamkeit zu widmen.

Arbeitnehmerschutz

ChemCons Mitarbeitende sind geschult und angewiesen, Kollegen am Arbeitsplatz und in anderen vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Einrichtungen vor dem Kontakt mit chemischen, biologischen und physischen Gefahren zu schützen und ihnen keine unzumutbaren körperlich anspruchsvollen Aufgaben aufzuerlegen. ChemCon gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden, die mit gefährlichen Substanzen in Kontakt kommen, die angemessene persönliche Schutzausrüstung tragen und die Aufgaben auf Basis von Sicherheitsrichtlinien und Gefährdungsbeurteilungen entsprechend ausführen.

Verfahrenssicherheit und Gefährdungsbeurteilungen

ChemCon hat Prozesse und Maßnahmen implementiert, um im Havariefall katastrophale chemische oder biologische Freisetzungen zu verhindern oder darauf zu reagieren. Die Programme entsprechen den Risiken der Anlagen und halten mindestens die lokalen Gesetze ein.

Zu allen eingesetzten Prozessen und Anlagen/Geräten/Maschinen/Räumlichkeiten werden vor der Anwendung entsprechende Gefährdungsbeurteilungen und, wenn notwendig, Betriebsanweisungen erstellt. Die in den Gefährdungsbeurteilungen festgestellten persönlichen Schutzmaßnahmen werden den betroffenen Mitarbeitern durch Einweisung verständlich gemacht und müssen von allen betroffenen Mitarbeitenden eingehalten werden. Betriebsanweisungen sind grundsätzlich zu beachten. Jeder Mitarbeitende ist aufgefordert, im laufenden Betrieb festgestellte Mängel an Schutzmaßnahmen, Einweisungen oder Betriebsanweisungen an den Vorgesetzten zu melden.

Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr

ChemCons Mitarbeitende sind geschult in Notfallsituationen, die den Arbeitsplatz betreffen, und sind angehalten, potenziell nachteilige Auswirkungen auf ihren Arbeitsplatz zu minimieren, indem sie Verfahren zur Gefahrenabwehr umsetzen und aufrechterhalten. Die Geschäftsleitung verpflichtet sich, die von ChemCons Sicherheitsbeauftragten festgestellten Mängel zu prüfen und gegebenenfalls bei der Beseitigung der Mängel zu unterstützen. Trainings zum Sicherheitsbewusstsein, Sicherheitsübungen oder sonstige Arten von Sicherheitstraining werden angeboten, je nach Bedarf gemäß den lokalen Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften.

Gefahreninformationen

Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, vor Aufnahme der Arbeit, insbesondere mit Gefahrstoffen und Maschinen, alle relevanten Sicherheitsinformationen in Bezug auf gefährliche Tätigkeiten zu lesen und zu beachten, um sich und andere vor Gefahren zu schützen. Bei Unklarheiten ist der Mitarbeitende verpflichtet, mit den Vorgesetzte oder Sicherheitsfachkräften Rücksprache zu halten.

6. Umwelt

Der Schutz der Umwelt und die Schonung der natürlichen Ressourcen sind für ChemCon wichtige Unternehmensziele. Jeder Mitarbeitende ist angehalten, durch sein eigenes Verhalten zu diesen Zielen beitragen. ChemCons Mitarbeitende werden dazu ermutigt, natürliche Ressourcen zu schonen und zu bewahren, mit umweltgefährlichen Gefahrstoffen sorgsam umzugehen und deren Nutzung auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren und Aktivitäten zu fördern, die Materialien wiederverwenden lassen.

Umweltgenehmigungen

ChemCon verpflichtet sich, alle geltenden Umweltgesetze, -vorschriften und Auflagen der zuständigen Behörden einzuhalten. Die Mitarbeitenden müssen sicherstellen, dass alle benötigten Umweltzulassungen (in Deutschland nach Bundesimmissionsschutzgesetz, BImSchG) vorliegen. Alle betrieblichen Meldepflichten sind zu befolgen, behördlich angeforderte Daten sind zu übermitteln.

Abfall und Emissionen

ChemCon und die Mitarbeitenden tragen Sorge, dass entsprechend einzurichtende Systeme die sichere Handhabung, Bewegung und Lagerung von Abfällen, insbesondere Chemieabfällen, gewährleisten. Wenn es unter Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen möglich ist, wird Recycling oder Wiederverwendung angestrebt. Die Einleitung von Abwässern, die sich potenziell nachteilig auf die Gesundheit von Menschen oder die Umwelt auszuwirken, in das öffentliche Abwassernetz oder in Gewässer ist nicht erlaubt. Emissionen von gesundheits- oder umweltschädlichen Abgasen werden, wenn notwendig unter Einsatz technischer Mittel wie Gaswäscher, minimiert.

Leckagen und Freisetzungen

ChemCon und die Mitarbeitenden tragen Sorge, dass notwendige Systeme zur Verhinderung von bzw. von schneller Reaktion im Falle von Leckagen und Freisetzungen in die Umwelt eingerichtet sind.

Substanzen mit Nutzungsbeschränkung

ChemCon und die Mitarbeitenden sind verpflichtet, allen geltenden Gesetzen, Vorschriften und Behördenanforderungen zu Substanzen mit Nutzungsbeschränkung, z.B. nach BImSchG, REACH oder BtMG, nachkommen. Es besteht die Verpflichtung, sich vor Beschaffung von Stoffen über diese Nutzungsbeschränkungen bei den entsprechenden betrieblichen Ansprechpartnern zu informieren. Allen internen und gesetzlichen Vorschriften für Dokumentation, Beschriftung, Recycling und Entsorgung ist nachzukommen.

Freiburg, den 12. Mai 2020